Tengo un dilema, ¿cambio de asesoría?

¿Has decidido cambiar la gestoría que hasta ahora se encargaba de llevar la contabilidad y las declaraciones fiscales de tu empresa?. ¿Qué cuestiones debes tener en cuenta al hacer el cambio?. ¿Cuándo le conviene hacerlo?. Esta situación puede producirse por varias razones: porque usted quiere una asesoría más cercana, por precio o porque no está contento con el servicio y decide cambiar. Sea cual sea el motivo, ¿qué debes tener en cuenta?

¿Cuándo hago el cambio?

-Antelación. Un cambio de asesoría comporta dificultades que conviene prever con antelación. ¡Atención! Así, puede que la nueva asesoría quiera empezar a llevar su contabilidad desde el principio del siguiente ejercicio; y como las declaraciones fiscales de un ejercicio se prolongan hasta entrado el siguiente (por ejemplo, el modelo 347, que se presenta en febrero), también es posible que quiera que las declaraciones fiscales del ejercicio en curso sean confeccionadas por el anterior asesor.

-Fechas. Por eso, una opción interesante es que el cambio se haga a partir del 1 de enero, y que la anterior y la nueva asesoría se coordinen para que sea la primera la que cierre la contabilidad y presente las declaraciones fiscales del ejercicio en curso. Si ello no es posible:

• Otra opción es hacer el traspaso en febrero o a principios de marzo (pero que la nueva asesoría contabilice los nuevos documentos contables de ese año, desde el 1 de enero), pues en esas fechas la asesoría anterior ya puede haber finalizado la contabilidad del ejercicio cerrado y tener presentadas las declaraciones de febrero (y la nueva asesoría tendrá tiempo suficiente para presentar las siguientes).
• Por las mismas razones es también idóneo el cambio en agosto-septiembre (tras presentar el Impuesto sobre Sociedades y las cuentas anuales, y antes de las declaraciones de octubre).

-¿Cómo lo hago?.

Preaviso. En todo caso, lo primero que debe hacer es revisar el contrato que firmó con su asesoría (o el presupuesto que ésta le envió en su día para su aceptación) y comprobar si debe preavisar el final de la relación con una determinada antelación:

• Aunque no exista dicho preaviso, igualmente anuncie el cambio a la actual asesoría con la mayor antelación posible.
• Y una vez comunicado el cambio, encargue a un representante de la nueva asesoría que se coordine con la actual para realizar el traspaso de la información y documentación que necesite.

Documentos. Respecto al traspaso de documentación, no es necesario solicitar a la asesoría copia de las declaraciones fiscales presentadas, dado que con el certificado digital de su empresa puede acceder a ellas a través de la web de Hacienda. Sin embargo, sí es recomendable que recupere y conserve en su empresa estos documentos:

• Facturas. Los documentos contables (sobre todo facturas recibidas) si aún están en la gestoría, ya que puede necesitarlos en el futuro (por ejemplo, si tiene una inspección de Hacienda y ésta se los pide).
• Libros. Conserve también los libros obligatorios (libro diario, inventario, libro de socios y libro de actas) y los libros registro de IVA.

Otros documentos. Asimismo, es aconsejable pedir a la asesoría actual el cuadro de amortización del inmovilizado de su empresa. Así el nuevo asesor podrá controlar qué se ha amortizado en cada bien y cuánto falta por amortizar. También es útil el fichero de contabilidad en soporte informático, para que la nueva asesoría pueda traspasarlo a su programa de contabilidad.

Comunica el cambio con antelación a la asesoría actual, y recupera la documentación contable y los libros obligatorios que obren en su poder. Una buena opción es hacer efectivo el cambio a partir del 1 de enero del siguiente ejercicio.